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Mit KI im Alltag effizient und sicher Dokumente auswerten.

Täglich gilt es branchenübergreifend - von Handwerk über Industrie, Fertigung, Dienstleistung bis hin zu Handel und Verwaltung - wichtige Entscheidungen zu treffen. Die Basis für diese Entscheidungen sind meist Dokumente in Form von Ausschreibungen, Angeboten, technischen Datenblättern oder Verträgen. Diese Dokumente gründlich zu analysieren und zu vergleichen kostet viel Zeit und somit Geld.

 

Wir leben in einer Zeit des technologischen Fortschritts - einer Entwicklung, die gerade erst richtig an Fahrt gewinnt, besonders wenn wir das Thema KI (künstliche Intelligenz) betrachten.

 

Richtig eingesetzt kann uns diese künstliche Intelligenz dabei helfen, Entscheidungen schneller, fundierter und sicherer zu treffen - nicht aus dem Bauch heraus, sondern durch die systematische Analyse aller vorliegenden Informationen. Sie verarbeitet Daten dabei deutlich schneller, als es unser menschliches Gehirn je könnte.

KI kann Daten aufbereiten, Informationen strukturieren, Inhalte vergleichen und Fragen beantworten.

 

Um dies anschaulich zu demonstrieren, habe ich mir ein sehr aktuelles und wichtiges Beispiel ausgesucht:

 

Die Wahlprogramme für die Bundestagswahl 2025

Wie können wir KI nutzen, um die Wahlprogramme der Parteien effizient zu vergleichen? Warum ist NotebookLM dafür besser geeignet als ChatGPT? Und weshalb kann es sogar problematisch sein, wenn man für solche Vergleiche ChatGPT, Google Gemini oder ähnliche LLMs (Large Language Models) einsetzt?

 

Kommen wir zum Praxisbeispiel. Wir vergleichen die Wahlprogramme von fünf Parteien (CDU/CSU, SPD, DIE GRÜNEN, AfD, VOLT) mithilfe von NotebookLM von Google.

 

Um NotebookLM nutzen zu können, rufen wir https://notebooklm.google auf und klicken auf "NotebookLM ausprobieren". Dies ist kostenlos (Stand 17.02.2025).

Und ja, wir benötigen dafür ein Google-Konto.

 

Im Willkommensbildschirm erstellen wir über "Neu erstellen" ein neues Notebook. Anschließend werden wir aufgefordert, unsere Quellen hochzuladen. Dieser scheinbar simple Schritt ist besonders wichtig - vor allem im Vergleich zu LLMs wie ChatGPT. Denn diese hochgeladenen Dokumente sind die einzigen Quellen, die die KI für ihre Analyse verwendet. Das garantiert uns eine klare Faktenbasis.

 

Hinweis: Die Wahlprogramme stehen als PDF-Dateien unter folgenden offiziellen Links der Parteien zur Verfügung:

• CDU/CSU
• SPD
• DIE GRÜNEN
• AfD
• VOLT

 

Nachdem wir die 5 Wahlprogramme hochgeladen haben, erscheinen diese links unter „Quelle". Oberhalb können wir den automatisch generierten Namen durch einfaches Anklicken in beispielsweise „Bundestagswahl 2025 - Wahlprogramme" umbenennen. Dies verbessert die Übersichtlichkeit, wenn später mehrere Notizbücher genutzt werden.

 

Im Fenster „Chat" können wir direkt loslegen. Wir geben unsere Frage - das sogenannte Prompt - als Text ein.
Ein Beispiel: „Worin unterscheiden sich die Standpunkte und Pläne der Parteien zur Entlastung und nachhaltigen Stabilisierung der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland unter Einbezug von ökologischen und ökonomischen Maßnahmen?"

 

Die KI wertet nun alle fünf Wahlprogramme dahingehend aus und stellt uns ein Ergebnis - ein Extrakt zum Thema aus allen fünf Wahlprogrammen - zur Verfügung.

 

 

Dadurch wird es deutlich einfacher, die relevanten Fakten zu vergleichen, statt sich durch alle fünf Wahlprogramme arbeiten zu müssen. Das Resultat: hohe Effizienz und Faktensicherheit.

 

Selbstverständlich können wir - bleiben wir beim Beispiel Wahlprogramme - auch nur zwei, drei oder vier der Quellen miteinander vergleichen. Oder wir lassen uns aus einer einzelnen Quelle ein Extrakt zu einem besonders wichtigen Thema ausgeben.

 

Das Vorgehen nochmal in wenigen Schritten:
 

👉 Datenquellen bereitstellen (zum Beispiel Wahlprogramme, technische Datenblätter, Verträge, Angebote)

👉 Bei NotebookLM anmelden (kostenlos; ein Google-Konto wird benötigt)

👉 Quelldaten hochladen (zum Beispiel PDF)

👉 Optional: Notebook umbenennen (empfohlen)

👉 Prompt formulieren und absenden

 

Aber was ist nun nochmal der Unterschied zwischen NotebookLM und ChatGPT?

Vereinfacht ausgedrückt nutzt NotebookLM - einfach übersetzt "Notizbuch-Sprach-Modell" - für seine Arbeit ausschließlich die Daten, die wir ihm im Notizbuch zur Verfügung stellen. ChatGPT, Google Gemini und andere LLMs - also "Large Language Models" oder "Große-Sprach-Modelle" - greifen hingegen auf die Daten in ihren Rechenzentren zu, mit denen sie trainiert wurden, sowie auf Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen im Internet.

 

Wer jetzt denkt, dass LLMs aufgrund ihres größeren Wissensschatzes die bessere Wahl sind, sollte Folgendes bedenken: LLMs verwenden häufig auch nicht validierte Datenquellen. Dadurch können Falschinformationen (Fake-News) in ihre Antworten einfließen.

 

Zudem neigen LLMs zu "Halluzinationen". Das klingt zwar befremdlich, aber Halluzinationen bei KI 🔮 wie ChatGPT, Google Gemini oder ähnlichen Systemen bedeuten, dass sie Informationen "selbst entwickeln" - oder einfacher gesagt: Sie erfinden Fakten, die nicht belastbar sind.

 

NotebookLM bietet dagegen eine höhere Faktensicherheit, da es ausschließlich die bereitgestellten Quellen auswertet.

 

Welche praktischen Anwendungsfälle gibt es für Unternehmen aus Handwerk, Industrie, Fertigung und Dienstleistung?

 

Angebotsvergleiche 🧮: Stellen Sie sich vor: Sie haben drei oder vier Angebote als PDF vorliegen. Mit NotebookLM lassen sich diese in Sekunden analysieren. Sie können gezielt Fragen stellen - etwa nach dem tragfähigsten Angebot oder dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. (Tipp: Gerade für ausschreibende Unternehmen, Ämter und Behörden wäre dies eine sinnvolle Alternative zum reinen Preisvergleich.)

 

Technische Datenblätter ⚙️: Bei der Anschaffung einer neuen Maschine oder eines Fahrzeugs können Sie die Datenblätter verschiedener Modelle über NotebookLM sekundenschnell auswerten lassen. Statt stundenlanger Vergleiche stellen Sie einfach Ihre Frage und erfahren sofort, welche Maschine Ihren Anforderungen am besten entspricht - und warum.

 

Vertragsprüfung 🖊️: Umfangreiche Vertragswerke, Lasten- und Pflichtenhefte kennt jeder. Statt auf gut Glück zu unterschreiben, können Sie in wenigen Augenblicken gezielte Fragen stellen und prüfen, ob der Vertrag Ihren Anforderungen entspricht oder ob noch Klärungsbedarf besteht.

 

Vorteile & Grenzen von NotebookLM im Vergleich zu ChatGPT

 

Fazit: Lohnt sich der Einsatz von NotebookLM?

Ein ganz klares JA, denn:

• Der Einsatz ist einfach und erfordert kein spezifisches Fachwissen zu KI oder IT.
• Es kann perfekt für den strukturierten Vergleich von Dokumenten, Angeboten und technischen Daten genutzt werden.
• Die Begrenzung auf den eigenen Datensatz ist ein Vorteil für Verlässlichkeit.

 

💡 Teste NotebookLM selbst. Und lass mich gern wissen, welche Anwendungsfälle Dir noch einfallen.

 

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz: Wie bei jeder KI raten wir dringend davon ab, Dokumente/Inhalte mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten als Quelle bereitzustellen. Stellen Sie sicher, dass alle bereitgestellten Daten entsprechend anonymisiert sind.

#RealDigitalNative #KI #NotebookLM

 

(Disclaimer: Inhalte dieser Website wurden unter Umständen mit KI generiert oder mit KI optimiert. Alle Inhalte wurden persönlich vor Veröffentlichung redaktionell bearbeitet und überprüft.)